Què és el dipòsit legal?
El dipòsit legal és un procediment legal pel qual s’han de dipositar obligatòriament a un registre públic un o més exemplars de totes les obres produïdes amb finalitat de difusió pública per garantir-ne la conservació i l’accés a efectes estadístics i de recerca del patrimoni cultural del país.
La tramitació del dipòsit legal és obligatòria per a totes les publicacions. L’entitat que gestiona el dipòsit legal a Catalunya és l’Oficina del Dipòsit Legal, que depèn de la Biblioteca de Catalunya. Quan es realitza el tràmit, el centre dipositari del dipòsit legal assigna a cada publicació un codi que identifica el producte. Aquest codi està format per la sigla DL, seguida de la sigla del centre dipositari (B en el cas de Barcelona) i d’un número correlatiu que és assignat per ordre de sol·licitud. Finalment, també s'afegeix l’any d’edició (per exemple, DL: B. 10.000-2015).
Per saber més detalls sobre les obres que s’han de dipositar obligatòriament al Dipòsit Legal consulteu l'enllaç: Obres que cal lliurar al Dipòsit Legal.
Qui ha de tramitar el dipòsit legal d’una publicació?
El responsable de fer el dipòsit legal de les obres impreses és l’editor de la publicació. També el poden sol·licitar els impressors, especialment quan no hi hagi un editor comercial. Si l’autor s’edita la seva pròpia obra sense que hi intervingui cap editor comercial, institucional o impressor, aleshores ha de sol·licitar ell mateix directament el número de dipòsit legal.
El Servei de Publicacions de la UAB tramita el dipòsit legal per a les seves publicacions, és a dir, aquells llibres i revistes que formen part del seu fons editorial i dels quals disposa dels drets d’edició i de distribució. Les tesis doctorals en format digital, que es publiquen al repositori TDX (Tesis Doctorals en Xarxa) del Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya, s’inclouen dins d’aquesta categoria. També tramita el dipòsit legal per als llibres que produeix per encàrrec d'altres centres de la UAB.
A més, el Servei de Publicacions pot gestionar la tramitació del dipòsit legal per a aquelles publicacions que tinguin un centre oficial de la Universitat Autònoma de Barcelona —serveis centrals, facultats, departaments, instituts o grups de recerca formalment reconeguts— com a entitat editora de la publicació. En aquests casos, el responsable legal a tots els efectes serà el centre que encarregui al Servei de Publicacions aquesta gestió.
Si la publicació és una coedició entre diferents institucions o entitats, aleshores qui ha de fer el tràmit del dipòsit legal és la institució o entitat que s’encarregui de fer o de gestionar la producció de la publicació.
Si l’entitat editora de la publicació no és estrictament un centre oficial de la UAB (és a dir, té NIF propi), encara que estigui vinculada a la UAB, aleshores qui ha de gestionar la tramitació del dipòsit legal és directament l’entitat editora.
En cas que la publicació la realitzi un autor o autora a títol personal, sigui o no membre de la UAB, la tramitació del dipòsit legal l’haurà de fer aquesta mateixa persona.
Com s’ha de tramitar el dipòsit legal?
Per tramitar el dipòsit legal d’una publicació, l’editor o l’impressor han de posar-se en contacte amb l’Oficina del Dipòsit Legal i seguir el procediment establert.
El Servei de Publicacions gestionarà la tramitació del dipòsit legal únicament i exclusivament per a aquelles publicacions que tinguin un centre oficial de la UAB —servei central, facultat, departament, institut o grup de recerca formalment reconegut— com a entitat editora de la publicació.
Si un centre oficial de la UAB, editor d’una publicació, vol que el Servei de Publicacions gestioni la sol·licitud del dipòsit legal haurà de:
— Accedir al web del Servei de Publicacions i emplenar el formulari electrònic corresponent amb totes les dades necessàries.
— Adjuntar, preferentment en pdf, una autorització signada pel responsable del centre que fa la sol·licitud, on s’acrediti que es disposa dels drets de publicació i s’indiqui el número de centre de cost o projecte on s’han de carregar les despeses de gestió i enviament dels exemplars corresponents a l’Oficina del Dipòsit Legal.
És habitual que les publicacions portin alhora ISBN i dipòsit legal; per tant, en aquests casos es pot fer una sol·licitud conjunta al Servei de Publicacions, que tramitarà l'obtenció de cada codi davant l'entitat corresponent en cada cas.
Un cop disposi de la documentació completa, el Servei de Publicacions tramitarà la sol·licitud davant l’Oficina del Dipòsit Legal. S’ha de preveure que el termini de resposta, sempre que la documentació sigui correcta i estigui completa, pot ser aproximadament d’una setmana.
En cas que la documentació no estigui completa, contingui errors o omissions, falti l’autorització signada o no s’indiqui el centre gestor corresponent, es comunicarà aquesta eventualitat al sol·licitant, però no es procedirà a fer el tràmit fins que no es disposi de tota la informació completa.
Què cal fer després?
A la pàgina de crèdits s'haurà d’especificar el nom de l’editor i a continuació s’haurà d’indicar el número de dipòsit legal preassignat. Un cop el llibre estigui imprès, s'haurà de fer arribar els exemplars necessaris a l’Oficina del Dipòsit Legal.
En cas que el tràmit s’hagi fet a través del Servei de Publicacions, a la pàgina de crèdits s'haurà d’indicar que és una edició de la Universitat Autònoma de Barcelona, amb el nom del centre editor corresponent, i s'hi haurà d’indicar el número de dipòsit legal preassignat. A més, a la coberta del llibre hi haurà d’aparèixer de forma destacada el logotip oficial de la UAB, amb el nom del centre editor a sota, d'acord amb el Manual d'identitat i imatge corporativa de la UAB.
Quan el llibre estigui imprès s’hauran de fer arribar al Servei de Publicacions de la UAB vuit exemplars per a necessitats de protocol (arxiu, biblioteques i tramesa obligatòria d’exemplars a l’Oficina del Dipòsit Legal). Si el tràmit s'ha fet conjuntament amb l'ISBN, només cal enviar aquests exemplars un sol cop.
Si es tracta d’una publicació electrònica que es pot descarregar des d’una pàgina web, aleshores només cal fer arribar un correu electrònic on s’indiqui la URL permanent on estarà ubicat el llibre. Cal recordar que la tramitació del dipòsit legal és obligatòria per a qualsevol publicació que tingui finalitat comercial.
Si al cap d’un mes de la sortida de la publicació no es lliuren els exemplars necessaris al Servei de Publicacions, el número de dipòsit legal preassignat quedarà anul·lat a tots els efectes i restarà sense validesa legal. Cal tenir present que la publicació d’un llibre o revista sense completar el tràmit del dipòsit legal pot ser motiu de sanció, segons estableix la Llei 23/2011, de 29 de juliol, de dipòsit legal.